با توجه افزايش تعداد و حجم ساخت‌وسازها و پروژه‌هاي عمراني و همچنين مرتفع‌سازي آنها، نياز به مديريت جامع براي فازبندي پروژه‌ها و نحوه اصولي اجراي آنها احساس مي‌شود و از آنجايي که فردي که به‌عنوان سرپرست کارگاه موظف به اجراي هر بخشي در زمان معين به خود است، اصول اجراي هر پروژه‌اي بر مبناي برنامه‌ريزي از پيش تعيين شده ضروري به نظر مي‌رسد.
آسان بودن کار با نرم افزار MSP، سهولت استفاده از امکانات ويندوز، شباهت و نيز سازگار بودن کامل محيط و نوار ابزارهاي اين نرم افزار با ساير محصولات مايکروسافت، راهنماي برخط (Online) و كامل داخل برنامه، وجود نماهاي متنوع و گزارش گرفتن، امکان تعريف جدول‌هاي جديد و نيز نماها، به‌طورکلي داشتن يک محيط مورد پسند کاربر، اين نرم‌افزار را به نوع قابل توجهي از ساير نرم‌افزارهاي مشابه متمايز کرده است و مي توان MSP را به عنوان يکي از بهترين نرم افزار هاي مديريت پروژه در نظر گرفت.
امکاناتي که اين نرم افزار در اختيار کاربرها قرار مي‌دهد طوري هست که هم در مرحله برنامه ريزي و هم در ساير مراحل از قبيل گزارش‌گيري و نيز کنترل مي‌توان از آن استفاده کرد و نهايتاً به عنوان شناسنامه اي با درنظر گرفتن احجام کار هويت بخش مي‌باشد.
زير شاخه‌هاي مديريت پروژه
1- مديريت زمان در پروژه
2- مديريت محدوده در پروژه
3- مديريت کيفيت در پروژه
4- مديريت هزينه در پروژه
5- مديريت منابع انساني در پروژه
6- مديريت ريسک در پروژه
قابليت هاي نرم افزار MSP
در اين نرم افزار مي‌توان با تعريف زيرمجموعه‌ها که براي هر پروژه اي مجزا مي‌باشد از قابليت بيشتر آن بهره برد. زماني که شما قصد پيگيري و مديريت چند پروژه را به طور همزمان داشته باشيد اين ابزار بسيار مفيد خواهد بود به طوري که کاربر اين امکان را خواهد داشت که حول چندين پروژه گزارشات خود را به صورت همزمان دريافت کرده و اين خود بيانگر اين خواهد بود که در سازمان شما سطح اجرايي بالا خواهد بود.
از ديگر قابليت هاي نرم افزار MSP مي توان به شناخت فعاليتهاي مختلف پروژه از طريق ساختار شکست (Work Breakdown structure) يا اصطلاحا" WBS اشاره کرد که با توجه به موضوع قرارداد و نوع پروژه تفاوت داشته و در واقع احجام کلي کار به فعاليتهايي در واحد کوچکتر تقسيم خواهد شد.
قابل‌ذکر هست که هدف ما از تعريف WBS در يک پروژه و ايجاد ارتباطات و زمان فعاليت رسيدن به يک شبکه زمان‌بندي است و شبکه زمان‌بندي پروژه شامل ارتباطات و زمان فعاليت‌ها است که در برنامه‌ريزي زمان انجام پروژه به ما کمک مي‌کند.
شبکه زمان‌بندي به ما مي‌گويد چه فعاليتهايي با چه تقدم و تأخري بايد نسبت به هم باشند و قبل از شروع فعاليت چه فعاليتهايي بايد انجام شوند. در شبکه زمان‌بندي، زمان فعاليت‌ها مشخص شده است و زمان انجام کل پروژه را مي‌توان به کمک شبکه زمان‌بندي پيش‌بيني کرد.
مسيري که طولاني‌ترين زمان را تعيين مي‌کند و به‌اصطلاح مسير بحراني پروژه است در شبکه زمان‌بندي مشخص مي شود.
يکي ديگر از مواردي که از مزاياي نرم افزار MSP هست نشان دادن ميزان درصد پيشرفت پروژه‌ها مي‌باشد.
برخي مواقع در حال انجام پروژه‌اي هستيم و برداشتمان اين هست که درصد پيشرفت باتوجه‌به پيشرفت فيزيکي 42 % است ولي در حقيقت نمي‌توان پيشرفت واقعي در پروژه را تخمين زد اما ترکيبي از سه نموداري که در ادامه آورده شده است پيشرفتي از کل پروژه را به صورت واقعي‌تر براي ما مجسم کرده و کنترل و مديريت پروژه را تسهيل نمايد.
مشخص کردن زمان معين هريک از فعاليت ها از مهمترين مواردي هست که اهميت استفاده از نرم افزار فوق را نشان مي دهد.
مشخص‌کردن زمان‌بندي و مديريت پروژه‌ها به کمک نرم افزار MSP يكي از مراحل مهم تعريف براي انجام فعاليت ها با کنترل لازم است.
زمان فعاليت‌ها را مي‌توان به راحتي در منوي Gantt Chart در ستون Duration وارد کنيم اما نكته مهم رسيدن به يک تخمين مناسب از زمان فعاليت‌ها است.
تخمين زمان فعاليتهاي پروژه باتوجه‌به نوع پروژه و نوع نگرشي که به مديريت اجرايي پروژه خواهيم داشت متفاوت است.
ممکن است شما براي دو فعاليت يكسان در دو پروژه متفاوت زمان هاي متفاوتي را وارد کنيد چون شرايط اجرايي در دو پروژه متفاوت است .
براي اين که بتوان مدت‌زمان فعاليت را تخمين زد از روش‌هاي زير استفاده مي‌کنيم:
- اطلاعات قديمي قبلي، مانند پروژه‌هايي که قبلاً انجام شده.
- از طريق افرادي که قرار است فعاليت را انجام دهند.
- نظر کارشناساني که قبلاً پروژه‌اي شبيه پروژه شما را مديريت کرده اند.
شما مي‌توانيد در قسمت Start date روز شروع فعاليت و در قسمت Finish date تاريخ پايان فعاليت را وارد نماييد و در قسمت‌هاي بعدي برنامه‌اي که مي‌خواهيد براي زمان‌بندي پروژه خود داشته باشيد را انجام دهيد و Ok بزنيد.
در نظر داشته باشيد که در ابتدا، ما زمان‌بندي را به‌صورت اتوماتيک و خودکار براي تمامي فعاليت‌ها تعريف کرده بوديم و زمان هر فعاليت را هم خودمان بر اساس اطلاعاتي که در دست داريم وارد نموده و نرم افزار MSP زمان پايان پروژه را به ما نشان خواهد داد اگرچه مي توانيم زمان شروع و پايان را تغيير داده و گزارش مورد نظر را بلافاصله بر اساس داده جديد از نرم افزار MSP بگيريم.
گزارش‌گيري Report
1) گزارش گرفتن به‌صورت نوشتاري
?) گزارش گرفتن به‌صورت تصويري
در گزارش‌گيري نوشتاري مي‌توانيم فعاليتهايي که از آنها قصد گزارش‌گيري داريم را ويرايش و جزئيات نمايش اطلاعات مانند فونت، سايز نوشته‌ها و ... را انتخاب نماييم. همچنين مي‌توانيم يک فرمت جديد گزارش‌گيري براي نرم افزار تعريف کنيم مثلاً در آن نام، نحوه نمايش بازه‌هاي زماني ( کل پروژه، سال به سال، ماه به ماه و ...) و تعداد تکرار آن نيز در صورت نياز (مثلاً دو ماه يکبار) برحسب نوع اطلاعاتي که مي‌خواهيم در گزارش باشند قابل تنظيم هستند، تمامي گزارشات کاغذي به‌صورت نوشتاري خواهد بود.
در گزارش‌گيري تصويري در صورت نياز ارائه گزارشات به حالت تصويري و نموداري و به‌صورت ارائه گزارش با فرمت ( اکسل و Visio ) خواهد بود.
گزارش‌گيري بدين ترتيب خواهد بود:
گزارش از فعاليت‌ها
گزارش از منابع
که مي توان بر اساس منابع يا Task مشخص نمود همچنين مي توان بر اساس هزينه، بودجه، و ... نيز گزارش‌گيري نمود و در ادامه به صورت تصويري هم ارائه شده است.
اين برنامه به مدير پروژه اجازه مي‌دهد تا منابع را بر اساس کار تمام‌وقت و يا پاره‌وقت تخصيص دهد.
